De rol van PMO gaat dan ook veranderen. Op zich is dit ook niet vreemd want PMO leent zich uitstekend voor het invullen van de rollen en processen die voor de professionaliseringsslag nodig zijn. Projectmanagementondersteuning zal zich via een aantal stadia ontwikkelen tot een volwaardig programma-/projectmanagement-office. Hierbij kunnen we drie (onwikkel)fasen onderscheiden:

1. Operationeel PMO; elementaire en puur faciliterende ondersteuning zoals we die tegenwoordig nog bij veel organisaties zien, met nadruk op administratieve ondersteunig, zoals notuleren, organiseren en uitnodigen.
2. Tactisch PMO; ligt al op een duidelijk hoger niveau. Verzamelen van gegevens, uitwerken en samenstellen van rapportages met betrekking tot voortgang, budget en mijlpalen. Het beschikbaar stellen van deze rapportages aan kader- en seniormanagement. Nog steeds wel faciliterend maar ook al meer controlerend, met duidelijk meer toegevoegde waarde dan in de operationele fase.
3. Strategisch PMO; een volwaardige, professionele organisatie, aangestuurd door de programma-board. PMO is niet langer uitsluitend faciliterend maar rapporteert aan en communiceert met de programma-board. Het PMO heeft zich ontwikkeld tot een volwaardige stafafdeling (projectmanagement-office) en is dé centrale plek in de organisatie waar informatie met betrekking tot de individuele projecten samenkomt en wordt gebundeld tot totaaloverzichten. Rapportages worden gemaakt over elk project afzonderlijk project en over het totaal van projecten binnen de diverse programma's. Andere aandachtsgebieden zijn bijvoorbeeld governance en riskmanagement. Informatie die niet alleen ten dienste staat aan de individuele projectmanager, maar zeker ook aan de project/programma-board die op basis van deze rapportages kennis en inzicht vergaart en dus de mogelijkheid heeft om hier beslissingen op te nemen c.q. te managen. Het PMO bewaakt en actualiseert dus het projectportfolio. Nadruk ligt op rapportages (controleren) en bijsturen/managen.

Hierbij is het van belang dat er sprake is van een balans tussen de fase waarin de organisatie zich bevindt en de fase waarin PMO zich op dat moment bevindt (of zich in de toekomst wil gaan bevinden). Onbalans tussen de organisatie en een organisatieonderdeel zal vroeg of laat tot problemen leiden.

Uiteraard heeft dit consequenties voor de competenties, kennis en vaardigheden van de medewerkers van het PMO. De senior- en managementfunctionarissen binnen het PMO hebben kennis en kunde van de verschillende facetten van projectmanagement, van rapportages, planning en het analyseren van gegevens. Ook zullen deze medewerkers op niveau moeten kunnen communiceren met de verschillende stakeholders binnen de organisatie.

De consquenties gaan echter verder en raken in feite de hele organisatie en met name die onderdelen en functionarissen die betrokken zijn bij projecten in welke vorm of vanuit welke functie dan ook. De voordelen zijn echter enorm.

Bron: Computable
Datum: 17-03-2009
Auteur: Mat Maas